Si te consideras una persona con excelentes destrezas para la planificación, relaciones sociales y tienes una mente creativa; un curso de organización de eventos, será una opción perfecta para emprender y elevar un potencial negocio que a futuro será sumamente lucrativo.

Ser emprendedor, se ha vuelto una de las actividades para conseguir ingresos extras y poder desarrollar un negocio propio. Si deseas adentrarte a este mundo de la organización de eventos, es importante cumplir con algunas pautas fundamentales para iniciar una nueva empresa y así desarrollar ideas que sean autenticas para cada evento que pienses organizar.

¿Qué es organización de eventos?

La organización de un evento, involucra una serie de pasos y procesos en donde se pone en juego el diseño, la planificación y ejecución de la actividad. En este caso se pueden organizar diferentes tipos de actividades, entre ellos podemos destacar los congresos, festivales, fiestas, bautizos, actividades deportivos, bodas, encuentros empresariales y diferentes reuniones que requieran una planificación para su puesta en marcha.

Por tanto, la persona que se encarga de organizar un evento, será el filtro entre la diversidad de opciones y proveedores que existen en el mercado y los clientes. Tendrá a su cargo la propuesta del evento, supervisión y será responsable de cada detalle durante la actividad planificada.

En este sentido, dentro de la organización de un evento, la persona a cargo es responsable de cada uno de los detalles, además que se cumplan en los tiempos  establecidos y las actividades tal cual se pensaron.

Es importante destacar, que si eres una persona con ambición de crecimiento y deseas iniciar un negocio de este tipo, no necesitarás contratas mucho personal. Podrás buscar un personal que lleve la administración y ayudantes comerciales. Recuerda que los demás servicios se pueden subcontratar.

Entonces, no existen barreras para desarrollar una empresa de organización de eventos, cualquier persona puede pensar en este emprendimiento, solo debe tener capacidad de organización y planificación, ser empático, tener vocación de servicio y desarrollar una excelente atención al cliente.

Etapas de la organización de eventos

Si estas interesado en conocer sobre este tipo de actividades, es importante que tengas en cuenta que la organización de eventos debe cumplir con varias etapas para garantizar el éxito de la actividad. En este caso se puede mencionar:

1.- Planificación antes del evento (Pre-evento): En esta etapa se establecen los objetivos y metas a seguir. Además se hace una definición del tipo de evento y todas las actividades a realizar en el mismo. Por tanto se deben buscar proveedores y todo aquello necesario para la realización de la actividad. Este primer paso, básicamente es el punto central de la organización, en el se incluyen tareas como la búsqueda de  presupuesto, cronogramas de actividades, ubicación de espacio y reservaciones, tramitación de permisos, servicios de comida y la logística general.

2.- Ejecución del evento: Esta es la etapa de ejecución del evento como tal. Se debe realizar una supervisión y organización de todas las actividades pautadas.

3.- Actividades Post-evento: Se realiza una evaluación y revisión de las actividades realizadas.

Durante las etapas de la organización de un evento, surgirán diferentes preguntas, además de  variedad de inconvenientes y problemas, que se deben ir resolviendo durante la preparación de la actividad. Pensarás entonces ¿Qué productos se ofrecerán? ¿Asistencia? ¿Actividades y estrategias a presentar? ¿Objetivos que se persiguen? ¿Resultados que se quieren obtener? ?Qué objetivos se  tengo?

Por tanto, la gestión eficaz de cada una de las etapas, son aval de confianza y seguridad para un evento exitoso. Además se deben atender todas aquellas situaciones imprevistas que surgen en cualquier momento de la organización y ejecución del evento.

Importancia de la organización de eventos

Al pensar en un evento, queremos desarrollar un evento único y que se destaque entre los presentes, por tanto, es indispensable trazarse metas y estrategias que realcen el encuentro y lo determinen con un atractivo irrepetible y de sumo interés para todos los asistentes.

En este sentido, dependiendo del tipo de evento contar con una organización efectiva, llevará a otro nivel cualquier evento que se organice. Si desea realizar una actividad para una empresa, la planificación correcta  ayuda a reforzar los objetivos trazados en los planes de la organización, ya que supone un diseño y cumplimiento de objetivos concretos de la empresa.

Ante el el creciente desarrollo de empresa y de particulares quienes desean impulsar sus marcas y productos, cada año las agencias de eventos tienen una demanda real. Por tanto un evento será la opción ideal, solo necesitarás desarrollar tu creatividad para desenvolverte en este ámbito de emprendimiento.

Servicios que se pueden ofrecer en un evento

Organizar un evento, implica estar atentos a múltiples detalles, que son imposibles realizar por cuenta propia, por eso se solicita el apoyo de una empresa dedicada a este ámbito de la organización.

Estas compañías, serán el aliado indicado para  ejecutar la actividad y tener al día los proveedores y demás servicios que pueden brindar. En este sentido, podemos señalar los 3 principales servicios que ofrece una compañía de organización de eventos:

1.- Organización y planificación integral del evento y actividades complementarias a desarrollar

2.- Diseño y decoración de los espacios seleccionados. Todo esto dependiendo de la temática establecida por el cliente.

3.- Planificación en su totalidad del evento.

En rasgos generales estos son los servicios que se ofrecen, sin embargo, también  podemos destacar:

• Ubicación, selección de espacios y montaje.
• Selección de proveedores.
• Asesoramiento.
• Realización de diseños y personalización de la decoración.
• Selección de comida.
• Protocolo de la actividad.
• Todo lo referente al sonido e iluminación,
• Actividades complementarias en el día del evento.
• Servicios de fotografía y vídeos.
• Otros servicios adicionales que se quieran desarrollar.

¿Cómo iniciar una empresa de organización de eventos?

Si eres un emprendedor y deseas implementar una empresa de organización de eventos, debes tener claro las pautas del negocio que te interesan. Pensar en este tipo de iniciativa, será una opción ideal, ya que día a día estos servicios son muy demandados para la organización de bobas, eventos corporativos y fiestas infantiles.

Y es que este auge, ha hecho que estos servicios se hagan más profesionales, de allí que se ha convertido en una salida para desarrollar nuevas inversiones. Entonces te preguntarás ¿Cómo puedo empezar este negocio? ¿Es una opción rentable? ¿De verdad funcionan estos tipos de servicios? Por tanto para lograr un negocio exitoso, debes considerar algunos de estos detalles:

1.- Antes de iniciar una actividad de este tipo, realizar un plan de negocios. Esto te ayudará a definir tus proyectos, saber qué hacer y presentar un negocio con pautas establecidas a posibles inversionistas.

2.- Conoce tus habilidades y cualidades personales. Aunque sea una empresa de organización de eventos, debes tener claras estas características. Desarrolla una personalidad creativa, social y extrovertida.

3.- Apuesta en realizar una formación acorde al ámbito que desees abarcar. De esta forma, estarás acreditado para desenvolverte en este sector.

4.- Es importante definir el mercado y público objetivo a quien se dirigirá la empresa. Por tanto debes tener claro el tipo de eventos al que este interesado incursionar.

5.- Desarrolla un plan financiero. Analiza el capital que se tiene disponible y las estrategias a utilizar para mantener el flujo de dinero. De igual forma, es importante tener al día los parámetros legales para desarrollar un negocio en este sector.