Una ficha de relevo para monitores de extraescolares permite preparar una sustitución con información concreta: dónde se recibe al grupo, qué sesión toca, qué material está listo y cómo se realiza la entrega. Su función es conservar la continuidad y señalar qué debe confirmar coordinación.

La ficha complementa la programación y los procedimientos oficiales. No concede accesos, no sustituye autorizaciones ni acredita por sí sola la cualificación de quien realiza la sustitución.

Primero confirma el relevo

Coordinación identifica a la persona sustituta, comprueba los requisitos del servicio y comunica el encargo por el canal previsto. Antes de empezar, deben estar claros horario, espacio, grupo asignado, responsable de referencia y procedimiento de recepción y salida.

La ficha pedagógica puede compartirse sin nombres de menores. Los listados, autorizaciones e información individual necesaria se consultan exclusivamente en los sistemas y con los permisos establecidos por la entidad. No los copies en un recurso que pueda circular fuera de ese ámbito.

Plantilla: antes de recibir al grupo

• Actividad y grupo: denominación y referencia interna autorizada.
• Fecha, horario y espacio: sesión concreta y lugar confirmado.
• Coordinación: función de referencia y canal profesional establecido.
• Recepción y entrega: dónde consultar el procedimiento vigente y qué debe confirmar el sustituto.
• Documentación necesaria: ubicación autorizada del listado y permisos; no adjuntar datos innecesarios.
• Material preparado: ubicación, cantidades y elementos reservados al adulto.

Si alguno de estos puntos no está confirmado, señálalo como pendiente y resuélvelo con coordinación. Un campo en blanco no significa que el procedimiento no exista.

Plantilla: la sesión que toca

• Objetivo: qué podrá hacer o explicar el grupo al terminar.
• De dónde venimos: trabajo anterior que se recupera.
• Secuencia: bienvenida, demostración, práctica, revisión y cierre, con tiempos.
• Consigna inicial: una frase que permita empezar.
• Apoyos previstos: modelo visual, tarea dividida o alternativa de participación.
• Plan B: propuesta segura si falta un material o cambia el espacio.
• Evidencia: qué observar o conservar según el procedimiento.

Enlaza o referencia la programación existente; evita copiar un dossier completo cuando basta con localizar la sesión. La plantilla de programación mensual puede ayudarte a mantener esa continuidad.

Un ejemplo ficticio que sí permite actuar

Actividad: construcción con cartón; grupo de doce participantes, 8 a 10 años. Objetivo: revisar la estabilidad de una construcción baja mediante un cambio. Trabajo anterior: cada equipo conserva un dibujo de su primera versión en la carpeta del aula.

Material: tres bandejas con ocho tubos grandes cada una, tres bases de 25 × 25 cm, seis lápices, dibujos anteriores, tres hojas de reserva y dos esquemas de bases preparados por el monitor. Plan B: si no están las construcciones o el espacio no permite montarlas, comparar esos dos esquemas y diseñar una propuesta sobre papel; no se improvisa un reto motor en un aula pequeña.

Esta descripción permite preparar la actividad, pero el sustituto todavía debe consultar los procedimientos del centro. El ejemplo no contiene nombres, teléfonos ni información real del alumnado.

Plantilla: qué se devuelve al terminar

• Sesión realizada y cambios respecto a lo previsto.
• Una evidencia del objetivo y una dificultad organizativa, descritas como hechos.
• Material guardado, consumido o pendiente de reponer.
• Trabajo conservado y ubicación.
• Incidencias comunicadas por el canal previsto, sin duplicar información sensible.
• Próxima acción y responsable de confirmarla.

Por ejemplo: «Se utilizaron dos tubos de reserva; quedan seis» resulta más útil que «faltó material». La hoja de inventario permite reconciliar esa reposición, y la evaluación de sesión recoge ajustes pedagógicos sin repetir todo el relevo.

Dos comprobaciones antes de cerrar

La persona sustituta confirma que sabe localizar la información y explica la primera acción que hará. Al terminar, coordinación o el responsable previsto recibe el cierre. Enviar una ficha no demuestra que el relevo se haya comprendido o que la sesión se haya realizado.

Preguntas frecuentes

¿Una ficha sirve para cualquier sustitución?

Su estructura puede reutilizarse, pero fecha, grupo, sesión, material y procedimientos se confirman en cada encargo.

¿Debe incluir datos de las familias?

No por defecto. La información necesaria se consulta en el sistema autorizado; la ficha pedagógica no es una agenda de contactos.

¿Y si no se ha preparado el material?

Avísalo antes de la recepción, concreta una alternativa viable y acuerda el alcance con coordinación. No marques como preparado lo que todavía falta.