Anualmente las AMPAs deben desarrollar un Plan Anual el cual plantee todas las actividades que se planean hacer, colocando allí cada actividad como una meta que desarrollo determinados objetivos en un tiempo específico de ejecución y con un valor determinado, pues evidentemente, cada actividad tiene un costo, lo que representan gastos para la AMPA.

Los referidos gastos deben estar planificados y presupuestados, lo que implica una organización administrativa que permita determinar si el AMPA cuenta con los recursos para desarrollar el Plan Anual o por lo contrario, requerirá ayuda.

Y es allí cuando aparecen los Proyectos, pues para solicitar ayuda o subvenciones a los entes y órganos del Estado que colaboran con las AMPAs se debe contar con un Proyecto de AMPA que desarrolle determinada actividad que se encuentre proyectada en el Plan Anual de AMPA.

Es necesario tener en cuenta que, a las subvenciones solo podrán optar las AMPAs que pertenecen a un centro educativo que mantenga con recursos públicos.

Elaboración del Proyecto de AMPA – Guía paso a paso

Para la elaboración un Proyecto de AMAPA es necesario plantear una serie de preguntas, a partir de las cuales podremos desarrollarlo de forma rápida y sencilla, por ello, aquí te presentamos la estructura de elaboración y contenido del Proyecto:

1.      Nombre del Proyecto:

Es necesario que cada Proyecto lleve su nombre, por ejemplo “Proyecto de Actividad Extraescolar de Ocio y Tiempo Libre”.

2.      AMPA planificadora de la actividad:

Seguidamente debe identificarse el AMPA, con su nombre de Registro, documento de creación y protocolización, como también, se debe especificar la dirección en donde se ubica y el Colegio al cual pertenece. Así mismo, debe identificarse al responsable del Proyecto conforme a la actividad que se plantea desarrollar, siendo este representante el Coordinador del AMPA.

3.      Justificación:

Esta parte del proyecto debe responder a la interrogante del ¿Por qué?, es decir, porque se planifica esta actividad, debiendo contener la siguiente información:

• Datos generales del centro.
• El proyecto está destinado a: cantidad de alumnos que se pueden beneficiar directa e indirectamente, características distintivas, cantidad de socios, padres y madres, características distintivas. También se debe indicar a qué responde, ¿qué necesidad tenemos?, ¿qué necesidad suple el proyecto?

4.      Indicación de los Destinatarios:

Estas son las personas que formarán parte de la actividad sea: alumnado del centro padres y madres del alumnado, etc. Es decir, se debe indicar a quién va dirigido el proyecto y el público objetivo que se beneficiará.

5.      Localización de la actividad:

El proyecto debe contener el lugar exacto donde se desarrollará la actividad planificada, en el centro educativo, comarca, parques naturales, museos, etc.

6.      Objetivos del Proyecto:

Los objetivos que se planteen deben ser:

• Objetivo General: el cual debe responder la interrogante de ¿Para qué vamos a realizar esa actividad? – Aquí debe plantearse una macro objetivo o finalidad de forma generalizada.
• Objetivos específicos: que debe responder la interrogante de ¿Cómo vamos a conseguir los objetivos generales? – Aquí deben plantearse los objetivos particulares de forma individualizada.

7.      Actividades a desarrollar:

En este punto debe responderse a :¿Qué actividades concretas haremos para alcanzar los objetivos específicos? Dichas actividades pueden ser: seminarios informativos, talleres, jornadas, visitas guiadas, tanto para el alumnado, como para los padres y madres sobre.

8.      Cronograma de actividad:

El Proyecto debe contener un cronograma de cada actividad que atiende al cumplimiento de un objetivo específico, de esta forma, se muestra que existe una planificación en el tiempo, para lo que es necesario dejar claro cuándo se tienen planificada realizar la actividad: Las actividades se desarrollarán a lo largo de todo el curso lectivo… (Comenzarán en fecha, inicio de curso, trimestre, etc.).

9.      Plan de comunicación de las actividades

El proyecto también debe contener un plan de comunicación de las actividades, el cual debe ser editado como un díptico o folleto que debe ser entregado a todos los asociados. Al menos en el proyecto debe estar el formato del díptico, así el ente revisor observará la planificación y organización del AMPA solicitante de la subvención.

10.  Recursos:

• Recursos con los que se cuenta y que se necesitan:

– Humano: es muy importante dar a conocer que contamos con recursos, experiencia y colaboración (sin coste) que aseguran que el proyecto se podrá llevar a cabo. Ejemplo: El proyecto se llevará a cabo en el centro educativo, disponiendo de las instalaciones (gimnasio, sala de ordenadores, etc.). En las actividades se contará con la colaboración del profesorado, padres, madres, etc. Se invitará a especialistas, profesionales, etc.

– Materiales: Se contará con … del centro educativo, ayuntamiento, etc., comprarán/alquilarán …

– Económicos: estos son los gastos, deben quedar bien detallados todos los importes, destacando el coste total del proyecto. Es aconsejable indicar siempre una aportación económica de la AMPA, por pequeña que sea. A su vez, se debe dejar claro el coste total de la actividad, en aras que, al solicitar una subvención, el Estado u órgano representante que la otorgue – Consejería de Educación, pueda determinar el monto más idóneo de la ayuda conforme al costo del Proyecto.

11.  Evaluación del Proyecto:

Finalmente, todo proyecto debe contar con el visto bueno de los asociados, profesorado y alumno, pues para ellos es quien va dirigida cada actividad.  De allí la importancia que todo proyecto contenga una evolución del proyecto hecha por los participantes y beneficiarios, la evaluación puede contener: cuestionarios consultando sobre la utilidad del proyecto, duración y calidad, calificación general del formador, etc.

Cómo se presenta un Proyecto de AMPA

La presentación del Proyecto de AMPA cambia o varía dependiendo ante quién se presente el Proyecto, por ello, es importante que los representantes del AMPA y los responsables de cada proyecto, estén atentos a los lapsos de convocatoria y entrega del proyecto ante los órganos de ayuda de AMPAs competentes.

Comúnmente las subvenciones son manejadas por la Consejería de Educación Local, quien en cada caso planificará la entrega de los aportes conforme a la normativa vigente, debiendo cada AMPA que desea obtener la ayuda o subvención, presentar el proyecto y cumplir con los demás requisitos de identificación, demostración de registro, entre otros que consideren pertinentes, por lo que los representantes de las AMPAs deben estar muy atentos a estos comunicados y convocatorias.